Mengelola Kinerja dan Mutu

Kontrol adalah persoalan penting yang dihadapi setiap manajer di setiap organisasi, tetapi manajer baru terkadang mengalami kesulitan untuk menentukan sejauh mana ia harus menggunakan kontrolnya untuk membuat orang-orang tetap produktif tanpa menindas motivasi dan kreativitas mereka. Manajer menghadapi banyak persoalan yang berhubungan dengan kontrol, diantaranya mengontrol proses kerja, mengatur perilaku pegawai, menyusun sistem dasar untuk mengalokasikan sumber daya keuangan, mengembangkan  sumber daya manusia, menganalisis kinerja keuangan, dan mengevaluasi keseluruhan keuntungan. aspek penting lainnya adalah kendali mutu. 

PENGERTIAN KONTROL

Kontrol organisasi adalah proses sistematis dalam mengatur aktivitas organisasi agar tetap konsisten dengan pengharapan yang telah dibangun dalam rencana, target, dan standar kinerja.

Memilih Standar dan Ukuran

Sebagian besar organisasi berfokus pada pengukuran dan pengawasan kinerja keuangan. seperti penjualan, pendapatan, dan keuntungan. 

Kartu Skor Berimbang

Kartu skor berimbang adalah sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran operasional yang berhubungan dengan faktor-faktor kesuksesan penting yang ada di perusahaan.








Sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan :

• Layanan Pelanggan : Indikator ini mengukur hal-hal seperti bagaimana pandangan pelanggan terhadap organisasi, serta keterikatan dan kepuasan pelanggan.
• Proses Bisnis : Indikator ini berfokus pada statistik produksi dan operasional, seperti pemenuhan permintaan atau biaya per permintaan.
• Potensi untuk belajar dan tumbuh : Berfokus pada seberapa baik sumber daya dan modal manusia dikelola demi masa depan perusahaan.

MODEL KONTROL UMPAN BALIK

Manajer membutuhkan umpan balik, misalnya, dalam setiap kategori dari empat kategori kartu skor berimbang. 

Langkah-langkah Kontrol Umpan Balik

Manajer merncang sistem kontrol terdiri atas empat langkah utama : membangun standar, mengukur kinerja, membandingkan kinerja dengan standar, dan membuat koreksi yang dibutuhkan.

Aplikasi untuk Anggaran

Kontrol anggaran adalah proses penentuan target untuk pengeluaran organisasi, mengawasi hasil, dan membandingkannya dengan anggaran yang ada, dan membuat perubahan jika perlu.Anggaran dibuat untuk setiap divisi atau departemen dalam sebuah organisasi, meskipun organisasi itu kecil, asalkan organisasi tersebut melakukan proyek, program, atau fungsi yang berbeda.

Anggaran yang biasanya digunakan manajer adalah :

• Anggaran biaya 
• Anggaaran pendapatan
• Anggaran kas
• Anggaran modal

KONTROL KEUANGAN

Kontrol keuangan tidak hanya menginformasikan apakah keuangan perusahaan besar dalam posisi yang baik, tetapi kontrol keuangan juga bisa menjadi indikator berguna yang menunjukkan permasalahan kinerja lainnya.

Laporan Keuangan 

Dua laporan keuangan besar adalah neraca keuangan dan laporan laba rugi adalah titik awal dalam melakukan kontrol keuangan.

Analisis Keuangan : Menafsirkan Angka

Seorang manajer harus mampu mengevaluasi sebuah laporan keuangan yang membandingkan kinerja perusahaan dengan data terdahulu atau norma-norma industri. Perbandingan ini memungkinkan manajer untuk mengetahui apakah organisasinya mengalami peningkatan dan apakah organisasinya dapat bersaing dengan organisasi lain di industri. Analisis keuangan yang biasa dilakukan berfokus pad rasio, statistik yang menunjukkan hubungan antara indikator-indikator kinerja seperti keuntungan dan aset, penjualan dan persediaan. Rasio dinyatakan sebagai fraksi atau proporsi.

Beberapa rasio keuangan :

• Rasio liquiditas
• Rasio aktivitas
• Rasio Keuntungan
• Rasio Leverage

FILOSOFI KONTROL YANG BERUBAH-UBAH

Pendekatan yang dilakukan manajer untuk menjalankan kontrol terus-menerus berubah dalam banyak organisasi saat ini. Berkenaan dengan pergerakan menuju partisipasi dan pemberdayaan pegawai, banyak persahaan mengadopsi proses kontrol desentralisasi daripada hierarki.

Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi

Kontrol hierarki dilakukan dengan cara mengawasi dan memengaruhi perilaku pegawai secara ekstensif dengan menggunakan aturan, kebijakan, hierarki wewenang, dokumentasi tertulis, sistem pemberian penghargaan, dan mekanisme formal lainnya.

Kontrol Desentralisasi didasarkan pada nilai-nilai dan asumsi yang hampir berawanan dengan dasar-dasar kontrol hierarki.

Manajemen Buka Buku

Manajemen buka buku membuat para pegawai mempelajari sendiri (melalui grafik, gambar, rapat, dan sebagainya) kondisi keuangan perusahaan. 

Tujuan dari manajemen buka buku adalah membuat setiap pegawai berpikir seperti seorang pemilik bisnis. Untuk membuat para pegawai berpikir seperti seorang pemilik bisnis, manajer harus memberikan mereka informasi yang sama seperti yang dimiliki pemilik : uang apa yang masuk dan ke mana uang tersebut keluar. 

MANAJEMEN KUALITAS TOTAL

Manajemen kualitas total adalah upaya organisasi untuk menanamkan kualitas ke dalam setiap aktivitas di perusahaan dengan cara melakukan perbaikan terus-menerus.

Teknik-teknik TQM

TQM adalah filosofi kontrol terdesentralisasi. Penerapan manajemen kualitas total terdiri atas penggunaan beragam teknik, di antaranya adalah siklus kualitas, tolak ukur, prinsip six sigma, siklus waktu yang berkurang, dan perbaikan terus menerus.

TREN DALAM KENDALI MUTU DAN KEUANGAN

Beberapa tren besar dalam kendali mutu dan keuangan adalah standar kualitas nasional, sistem pertambahan nilai ekonomis dan sistem pertambahan nilai pasar, pembiayaan berbasis aktivitas dan tata kelola perusahaan yang meningkat.

Standar Kualitas Internasional

Daya dorong untuk melakukan manajemen kualitas total di Amerika Serikat adalah signifikansi yang meningkat dari ekonomi global.

Sistem Kontrol Keuangan Baru

Selain alat keuangan tradisional, manajer menggunakan sistem seperti ekonomi pertambahan nilai, pertambahan nilai pasar, pembiayan berbasis aktivitas, dan tata kelola perusahaan untuk memberikan kendali keuangan yang baik. 

• Pertambahan Nilai Ekonomis (EVA) : Sebagai cara baru untuk mengukur kinerja keuangan
• Pertambahan Nilai Pasar (MVA) : Menambahkan dimensi lain karena MVA mengukur kalkulasi pasar saham terhadap nilai perusahaan terdahulu dan memproyeksikan proyek investasi modal.
• Pembiayaan Berbasis Aktivitas : Yang mengalokasikan biaya di seluruh proses bisnis
• Tata Kelola Perusahaan : Mengacu pada sistem tata kelola organisasi sehingga kepentingan para pemegang saham perusahaan terlindungi