Merancang Organisasi yang Adaptif

Pekerjaan seorang manajer dipengaruhi oleh bagaimana perusahaannya diatur. Namun, semua organisasi bergulat dengan permasalahan rancangan struktural dan sering kali, sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk melakukan penataan ulang guna menunjukkan adanya strategi baru, kondisi pasar yang terus berubah, atau teknologi yang inovatif. Biasanya organisasi-organisasi tersebut menggunakan konsep dasar dalam melakukan pengelolaan. Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya yang ada di organisasi untuk mewujudkan tujuan strategis 

PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKAL

Struktur organisasi diartikan sebagai : (1) seperangkat tugas-tugas formal yang diberikan pada individu dan departemen (2) hubungan pelaporan formal, yang terdiri atas garis wewenang, tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer (3) rancangan sistem untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar departemen. 

Karakteristik dari struktur vertikal ditunjukkan dalam peta organisasi, yaitu representasi visual dari sebuah struktur organisasi.

Spesialisasi Kerja

Spesialisasi kerja, atau sering disebut divisi kerja adalah kadar yang digunakan untuk membagi-bagi tugas-tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih spesifik.

Rantai Perintah

Rantai perintah adalah garis wewenang yang tidak terputus di mana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan posisi orang-orang tersebut. Rantai perintah ini berhubungan dengan dua prinsip : kesatuan perintah yang berarti bahwa tiap pegawai menjadi tanggung jawab seorang supervisor saja, dan prinsip skalar merupakan garis wewenang yang ditentukan dengan jelas dalam sebuah organisasi yang mencakup semua pegawai.

Wewenang, tanggung jawab, dan delegasi rantai perintah akan menggambarkan struktur wewenang dari sebuah organisasi. Wewenang adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer untuk mengambil keputusan, memberikan perintah, dan mengalokasikan sumber daya guna memperoleh hasil yang dkehendaki organisasi. Wewenang dibedakan dengan tiga karakteristik :

1. Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan, bukan orang.
2. Wewenang berlaku untuk bawahan
3. Wewenang berjalan dari atas ke bawah dalam hierarki vertikal

Tanggung jawab adalah kewajiban untuk menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan. Akuntabilitas berarti bahwa orang-orang yang berwenang dan bertanggung jawab adalah orang-orang yang memberikan pelaporan dan pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak yang posisinya dalam rantai perintah lebih tinggi daripada mereka.

Dalam organisasi, terdapat sebuah perbedaan yang penting antar kewenangan lini dan kewenangan staf, yang mencerminkan apakah para manajer bekerja pada departemen lini atau staf dalam struktur organisasi. Departemen lini melakukan tugas yang mencerminkan tujuan dan misi utama organisasi. Departemen staff adalah mereka yang menyediakan keahlian khusus yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan orang-orang di departemen lini. Kewenangan lini berari bahwa orang-orang yang memegang jabatan dalam manajemen memiliki wewenang resmi untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan secara langsung. Kewenangan staf bersifat lebih sempit dan terdiri atas hak untuk memberi nasihat, rekomendasi, dan konseling dalam area kemampuan para staf ahli. 

Ruang Lingkup Manajemen

Ruang lingkup manajemen adalah jumlah pegawai yang memberikan laporan pada supervisor.

Faktor-faktor yang berhubungan dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian:

1. Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang sifatnya stabil dan rutin.
2. Pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang serupa antara satu dan lainnya.
3. Bawahan, jika lebih dari satu orang, ditempatkan di satu tempat yang sama.
4. Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus sedikit diarahkan dalam melaksanakan tugas.
5. Peraturan dan prosedur yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas haruslah tersedia.
6. Sistem dan personel pendukung haruslah tersedia bagi manajer
7. Waktu untuk melakukan supervisi terhadap kegiatan yang tidak perlu disupervisi, seperti melakukan koordinasi dengan departemen lain atau melakukan perencanaan, cukuplah dialokasikan sedikit saja.
8. Pilihan pribadi serta gaya manajer haruslah terlebih dahulu menguntungkan banyak bawahan.

Lingkup pengendalian rata-rata yang digunakan dalam sebuah organisasi akan menentukan apakah struktur organisasi tersebut tinggi atau datar. Struktur  tinggi memiliki lingkup sempit secara keseluruhan serta memiliki tingkatan hierarki yang lebih tinggi. Struktur datar memiliki lingkup yang luas, tersebar secara horizontal, dan memiliki tingkatan hierarki yang lebih rendah.

Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi berarti bahwa wewenang dalam mengambil keputusan dipegang oleh jabatan-jabatan tinggi dalam sebuah organisasi. Desentralisasi, wewenang dalam mengambil keputusan diturunkan pada tingkatan-tingkatan jabatan yang lebih rendah. Faktor-faktor yang biasanya memengaruhi sentralisasi versus desentralisasi : 

1. Perubahan dan ketidakpasatian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan desentralisasi.
2. Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan.
3. Pada masa krisis atau saat di ujung tanduk, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.

DEPARTEMENTALISASI

Karakteristik penting lainnya dari struktur organisasi adalah departementalisasi, yang menjadi landasan untuk mengelompokkan jabatan-jabatan tertentu ke dalam departemen-departemen, dan departemen-departemen ke dalam organisasi secara keseluruhan.

 Pendekatan Fungsional Vertikal 

Struktur fungsional adalah pengelompokan jabatan-jabatan ke dalam departemen berdasarkan keterampilan, keahlian, aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama. 

Pendekatan Divisional

Struktur divisional ada ketika departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan keluaran yang sama dalam suatu organisasi.

Perbedaan utama dari struktur divisional dengan struktur fungsional adalah rantai perintahnya yang berada pada bagian bawah hierarki.




Sebuah alternatif untuk memberikan tanggung jawab divisional adalah dengan mengelompokkan aktivitas perusahaan berdasarkan wilayah geografis atau kelompok pelanggan.

Pendekatan Matriks

Pendekatan matriks menggabungkan aspek-aspek yang ada pada struktur fungsional dan struktur divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada organisasi
Cara kerja struktur matriks:

     

Pendekatan Tim 

Tren departementalisasi yang paling banyak digunakan di tahun-tahun belakangan ini mungkin adalah tren penerapan konsep tim. Pendekatan tim menjadi dapat memberikan berbagai cara bagi manajer untuk mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggung jawab pada pekerja tingkat yang lebih bawah, serta menjadi lebih fleksibel dan responsif dalam lingkungan global yang penuh persaingan.

Satu pendekatan untuk menggunakan kerja tim dalam sebuah organisasi adalah melalaui tim lintas-fungsi, yang terdiri atas pegawai-pegawai dari beragam departemen fungsional yang harus bertemu sebagai tim dan menyelesaikan permasalahan bersama. Pendekatan kedua adalah menggunakan tim permanen, yaitu kelompok pegawai yang diatur dengan cara yang serupa dengan departemen formal. Dengan struktur berbasis tim, seluruh organisasi disusun oleh tim horizontal yang mengoordinasikan pekerjaan mereka dan bekerja secara langsung dengan pelanggan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Pendekatan Jaringan Virtual

Pendekatan terkini terhadap departementalisasi memperluas ide koordinasi dan kolaborasi horizontal di luar batasan organisasi. Alih daya, yang berarti membuka pekerjaan-pekerjaan tertentu untuk dikerjakan orang lain yang bukan pegawai, seperti pekerjaan manufaktur atau penyelesaian kredit, telah menjadi tren yang signifikan. Struktur jaringan virtual berarti bahwa perusahaan melakukan subkontrak untuk sebagian besar fungsi-fungsi besarnya pada perusahaan-perusahaan yang berbeda dan mengoordinasikan aktivitas-aktivitasnya dari organisasi pusat yang kecil. 

Pendekatan jaringan virtual bukannya dikelola di bawah atap yang sama, pelayanan seperti akuntansi, desain, manufaktur, dan distribusi dialihdayakan pada beberapa organisasi yang berbeda dan terhubung secara elektronik dengan kantor pusat. Sistem komputer terhubung, peranti lunak kolaboratif, dan internet memudahkan organisasi-organisasi untuk bertukar data dan informasi dengan sangat cepat dan mudah sehingga jaringan pemasok, pelaku manufaktur, perakit, dan distributor yang tidak tersambungkan dengan baik pun dapat melihat dan bertindak sebagaimana sebuah perusahaan bertalian.

Pendekatan yang serupa dengan jaringan adalah pendekatan modular, di mana suatu perusahaan manufaktur menggunakan pemasok dari luar untuk menyediakan keseluruhan potongan-potongan produk, yang kemudian dirakit menjad sebuah produk akhir oleh sejumlah pekerja. 

Kelebihan dan Kekurangan dari Tiap Struktur

Tiap-tiap pendekatan terhadap departementalisasi ini memiliki kekuatan dan kelemahan tersendiri.

• Pendekatan fungsional : 
• Kelebihan : 
• Penggunaan sumber daya yang efisien; skala ekonomis
• Spesialisasi dan pengembangan keterampilan yang mendalam
• Pengarahan dan pengendalian manajer puncak
• Kekurangan :
• Kurangnya komunikasi di antara departemen-departemen fungsional
• Respons yang lambat terhadap perubahan eksternal, lambatnya inovasi.
• Keputusan dipusatkan di puncak hierarki, sehingga menciptakan keterlambatan.

• Pendekatan divisional :
• Kelebihan :
• Respons cepat, fleksibilitas di lingkungan yang tidak stabil
• Memperhatikan kebutuhan pelanggan
• Koordinasi yang sangat baik di antara departemen-departemen fungsional
• Kekurangan :
• Duplikasi sumber daya dalam setiap divisi
• Kurangnya pendalaman dan spesialisasi teknis
• Kurangnya koordinasi antara divisi-divisi

• Pendekatan matriks :
• Kelebihan :
• Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada satu hierarki
• Fleksibilitas, adaptabilitas terhadp lingkungan yang terus berubah
• Kerja sama antar-fungsi, keahlian tersedia di semua divisi
• Kekurangan :
• Rasa frustasi dan bingung karena adanya rantai perintah rangkap dua
• Konflik besar antara dua sisi matriks
• Terlalu banyak rapat, lebih banya diskusi daripada aksi

• Pendekatan tim :
• Kelebihan :
• Lebih sedikit batasan di antara departemen-departemen, lebih banyak kompromi
• Lebih cepat memberikan respons dan keputusan 
• Moril dan antusiasme pegawai yang lebih baik
• Kekurangan :
• Kesetiaan dan konflik yang berlipat ganda
• Banyaknya waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk melakukan rapat-rapat
• Desentralisasi yang tidak terencana.

• Pendekatan jaringan virtual :
• Kelebihan :
• Bisa mendapatkan keahlian dari seluruh dunia
• Sangat fleksibel dan responsif
• Biaya tambahan dikurangi
• Kekurangan :
• Kurangnya pengendalian; tidak kokohnya batasan-batasan
• Tuntutan yang lebih besar bagi manajer
• Kesetiaan pegawai makin lemah

PENGORGANISASIAN UNTUK KOORDINASI HORIZONTAL

Satu alasan makin maraknya penerapan tim dan jaringan adalah banyaknya perusahaan yang mengenali keterbatasan-keterbatasan struktur organisasi vertikal dalam lingkungan yang cepat berubah.

Pentingnya Koordinasi

Koordinasi mengacu pada kualitas kolaborasi di antara departemen. Tanpa adanya koordinasi, bagian-bagian perusahaan tidak akan bergerak dengan selaras, sehingga akan menimbulkan permasalahan dan konflik.

Gugus Tugas, Tim, dan Manajemen Proyek

Gugus tugas adalah tim atau komite sementara yang dibuat untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang terdiri atas beberapa departemen. Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan  aktivitas-aktivitas beberapa departemen untuk menyelesaikan proyek tertentu.

Rekayasa Ulang

Rekayasa ulang, yang terkadang disebut rekayasa ulang proses bisnis, perancangan ulang proses bisnis yang dilakukan secara radikal untuk mendapatkan peningkatan harga, kualitas, layanan, dan kecepatan. Rekayasa ulang mengubah pola pikir manajer dalam menyelesaikan pekerjaan. Rekayasa ulang menegaskan proses-proses inti yang melintasi garis horizontal organisasi dan melibatkan tim-tim pegawai yang bekerja untuk memberikan nilai pada pelanggan secara langsung. Proses adalah kumpulan tugas-tugas dan aktivitas-aktivitas yang berkaitan dan bekerja bersama untuk mengubah masukan menjadi keluaran dan untuk menciptakan nilai.

STRUKTUR MENGIKUTI STRATEGI

Hierarki vertikal terus tumbuh berkembang karena struktur ini sering memberikan keuntungan penting bagi organisasi. Namun, dalam lingkungan hari ini, organisasi yang memiliki rancangan horizontal yang lebih kuat biasanya dapat berjalan dengan baik.