Perencanaan Manajerial dan Penetapan Tujuan

Salah satu tanggung jawab utama para manajer adalah menentukan arah yang harus dituju perusahaan di masa depan. Pergolakan ekonomi, politik, sosial selama beberapa tahun terakhir telah memicu kembali minat untuk mempelajari perencanaan perusahaan, terutama perencanaan untuk menghadapi masalah-masalah dan peristiwa-peristiwa tidak terduga. Selain itu, rencana harus memenuhi perubahan lingkungan dan harapan pemangku kepentingan karena perencanaan merupakan dasar untuk semua perusahaan, dan semua berasal dari perencanaan. Perusahaan juga harus menetapkan misi dasar dan mengembangkan tujuan dan sasaran.

Tujuan didefinisikan sebagai kondisi di masa depan yang diinginkan dan coba diwujudkan oleh perusahaan. Sedangkan rencana adalah cetak biru yang digunakan untuk mencapai tujuan dan menentukan alokasi sumber daya, waktu, tugas, serta tindakan lain yang diperlukan. 

Ada beberapa tingkatan tujuan dan rencana dalam sebuah perusahaan. Proses perencanaan dimulai dengan misi formal yang menentukan maksud dasar perusahaan, yang ditujukan terutama untuk kalangan luar. Misi inilah yang menjadi dasar bagi tujuan dan rencana strategis (perusahaan), yang kemudian menentukan tingkat taktis (divisi) dan operasional (departemen). Para manajer puncak pada umumnya bertanggung jawab untuk menentukan tujuan dan rencana strategis yang mencerminkan komitmen terhadap efisiensi dan efektivitas perusahaan. Tujuan dan rencana taktis yang berfokus kepada langkah-langkah utama yang harus dikerjakan oleh divisinya sebagai bagian dari rencana straetgis yang ditetapkan oleh manajemen puncak. Rencana operasional mengidentifikasi prosedur atau proses tertentu yang diperlukan oleh tingkatan perusahaan yang lebih rendah, seperti departemen atau pegawai.

Perencanaan pada umumnya berdampak positif terhadap kinerja perusahaan. Di samping meningkatkan kinerja keuangan dan operasional, tujuan dan rencana yang ditetapkan secara eksplisit di setiap tingkatan berguna bagi perusahaan karena memberikan pesan penting untuk kalangan eksternal maupun internal. 

Karakteristik Tujuan dan Rencana :

• Legitimasi : Selain melambangkan legitimasi bagi kalangan eksternal seperti investor, pelanggan, pemasok, dan masyarakat lokal, misi juga membantu mereka untuk memandang perusahaan secara positif.
• Sumber motivasi dan komitmen : Tujuan dan rencana meningkatkan motivasi dan komitmen pegawai dengan meminimalisasi ketidakpastian dan memperjelas hal-hal yang mesti mereka capai.
• Alokasi sumber daya : Tujuan membantu para manajer memutuskan untuk bidang apa mereka harus mengalokasikan sumber daya, termasuk pegawai, modal, dan peralatan.
• Panduan tindakan : Tujuan dan rencana memberi arahan dengan memfokuskan perhatian kepada target-target tertentu dan mengarahkan upaya pegawai untuk mencapai sasaran penting.
• Dasar pengambilan keputusan : Dengan menetapkan tujuan dan melakukan perencanaan, para manajer memperjelas apa yang hendak dicapai oleh perusahaan. 
• Standar kinerja : Karena menentukan hasil yang hendak dicapai perusahaan, tujuan juga berfungsi sebagai kriteria kinerja dan standar penilaian. 

Proses perencanaan perusahaan : 

Keseluruhan proses perencanaan mencegah para manajer untuk berpikir terus mengenai aktivitas harian. Proses ini dimulai ketika para manajer membuat rencana perusahaan keseluruhan dengan menentukan misi dan tujuan strategis (perusahaan) dengan jelas. Kedua, mereka menerjemahkan rencana tersebut menjadi tindakan, yang mencakup mendefinisikan rencana dan sasaran teknis, membuat peta strategi untuk menyelaraskan tujuan, menyusun rencana kontingensi dan skenario, serta membentuk tim intelejen untuk menganalisis isu-isu utama persaingan. Ketiga, para manajer menjabarkan faktor-faktor operasional yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Terakhir, para manajer secara rutin mengevaluasi rencana untuk belajar dari hasil yang telah dicapai serta mengubahnya jika diperlukan.

Misi, yang berarti dasar keberadaan perusahaan, berada di puncak hierarki tujuan. Misi menjabarkan nilai-nilai, cita-cita, dan dasar keberadaan perusahaan. Misi yang ditetapkan dengan jelas merupakan dasar dari penetapan tujuan dan rencana ke depan. Pernyataan misi formal adalah gambaran umum tujuan yang membedakan suatu perusahaan dari perusahaan lain yang sejenis.  

Tujuan dan rencana :

• Tujuan strategis yang disebut juga tujuan resmi, adalah pernyataan umum mengenai masa depan yang ingin dicapai perusahaan. 
• Rencana strategis menentukan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang akan diambil perusahaan untuk mencapai tujuan strategis
• Tujuan taktis yaitu hasil-hasil yang hendak dicapai oleh divisi-divisi dan departemen-departemen utama di perusahaan.
• Rencana taktis dibuat untuk membantu melaksanakan rencana strategis utama dan mencapai bagian tertentu dari strategi perusahaan.
• Tujuan operasional adalah hasil yang diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu pegawai. Bersifat pasti dan terukur.
• Rencana operasional disusun di tingkat perusahaan yang lebih rendah untuk menentukan langkah-langkah dan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan operasional dan untuk mendukung rencana taktis. 

Tujuan-tujuan perusahaan yang disusun secara efektif bersifat selaras. Maksudnya, tujuan-tujuan tersebut bersifat konsisten dan saling mendukung agar tujuan yang dicapai di tingkat yang lebih rendah memungkinkan untuk mencapai tujuan di tingkat yang lebih tinggi. Kinerja perusahaan adalah hasil dari sejauh mana elemen-elemen yang saling bergantung ini berjalan selaras, sehingga para individu, tim, departemen, dan seterusnya bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan spesifik yang akhirnya membantu perusahaan mencapai kinerja tinggi dan memenuhi misinya. 

Peta Strategi

 

Peta strategi adalah gambaran visual dari faktor-faktor penting pendorong kesuksesan perusahaan yang menunjukkan hubungan antara tujuan dan rencana spesifik di setiap bidang.  Peta umum pada tampilan di samping memberi gambaran tentang bagaimana para manajer dapat memetakan tujuan dan rencana agar keduanya saling menguatkan.

Para manajer menggunakan tujuan operasional untuk mengarahkan pegawai dan sumber daya guna mencapai hasil spesifik yang memungkinkan perusahaan untuk berkinerja secara efisien dan efektif. Hal-hal penting untuk menetapkan tujuan yang efektif :

• Manajemen bersasaran : sistem yang digunakan oleh manajer dan pegawai untuk menentukan tujuan bagi setiap departemen, proyek, maupun personel, serta menggunakan mereka untuk memonitor kinerja selanjutnya.
• Rencana sekali pakai : dibuat untuk mencapai sejumlah tujuan yang kemungkinan tidak berulang di masa depan.
• Rencana tetap : rencana berkelanjutan yang memberi panduan melakukan dan mengatasi tugas atau situasi yang terjadi secara berulang di perusahaan.

Berbagai penelitian telah mengenali ciri-ciri tujuan efektif. Pertama dan terpenting, tujuan harus bersifat spesifik dan terukur. Tujuan efektif juga memiliki jangka watu tertentu yang menetapkan tanggal pasti pencapaiannya. Tujuan harus mencakup hasil-hasil penting. Tujuan tidak bisa mencakup semua aspek perilaku pegawai atau kinerja perusahaan, karena jika demikian, maka jumlahnya akan sangat banyak dan menjadi tidak berguna. Para manajer harus menetapkan tujuan yang menantang tetapi realistis. Jika tidak realistis, tujuan tidak  akan dicapai pegawai dan dapat menurunkan semangat mereka.Tujuan juga harus dikaitkan dengan imbalan. Dampak akhir tujuan bergantung kepada sejauh mana kenaikan gaji, promosi, dan penghargaan dikaitkan dengan pencapaian tujuan.

Manajemen bersasaran digagas pertama kali oleh manajemen ternama Peter Drucker dalam bukunya yang terbit pada tahun 1954, The practice of Management. Manajemen bersasaran adalah sistem yang digunakan oleh manajer dan pegawai untuk menentukan tujuan bagi setiap departemen, proyek, maupun personel,  serta menggunakan mereka untuk memonitor kinerja selanjutnya. Empat kegiatan utama untuk menyukseskan manajemen bersasaran :

1. Menetapkan tujuan. Melibatkan pegawai di semua tingkat dan bukan hanya sekedar memperhatikan kegiatan harian untuk menjawab pertanyaan "Apa yang sedang kita capai?"
2. Membuat rencana tindakan. Memberi arah bagi tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta dibuat untuk para individu maupun departemen.
3. Mengevaluasi kemajuan. Secara rutin penting dilakukan untuk memastikan bahwa rencana tindakan berjalan.
4. Mencapai kinerja secara keseluruhan. Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari sistem penilaian kinerja, termasuk pemberian kenaikan gaji maupun imbalan lainnya. 

Ada berbagai manfaat dan potensi masalah manajemen bersasaran.

• Manfaat manajemen bersasaran :

1. Upaya manajer dan pegawai dipusatkan kepada kegiatan-kegiatan yang mendorong pencapaian tujuan.
2. Kinerja di semua tingkat perusahaan dapat ditingkatkan
3. Pegawai termotivasi
4. Tujuan departemen dan individu selaras dengan tujuan perusahaan

• Masalah manajemen bersasaran :

1. Perubahan yang terus menerus menghambat efektivitas manajemen bersasaran
2. Hubungan buruk antara pimpinan dengan pegawai mengurangi efektivitas
3. Tujuan strategis dapat diganti dengan tujuan operasional
4. Organisasi dan nilai-nilai mekanis yang menghambat manajemen bersasaran
5. Tugas laporan yang terlalu banyak dapat menghabiskan energi manajemen bersasaran.

Rencana sekali pakai dibuat untuk mencapai sejumlah tujuan yang kemungkinan tidak berulang di masa depan. Rencana tetap adalah rencana berkelanjutan yang memberi panduan melakukan dan mengatasi tugas atau situasi yang terjadi secara berulang di perusahaan.

Tiga metode perencanaan penting adalah :

• Rencana kontingensi : menentukan respon perusahaan ketika mengalami kondisi darurat, kemerosotan, maupun situasi tak terduga
• Pembuatan skenario melibatkan langkah-langkah untuk mengamati tren dan ketidaksinambungan (diskontinuitas) yang sedang terjadi, serta memvisualisasikan kemungkinan-kemungkinan yang lebih baik di masa depan
• Perencanaan Krisis : Persiapan menghadapi kejadian-kejadian merugikan tak terduga

Tahapan penting dalam perencanaan krisis :

• Pencegahan krisis. Aspek penting dari tahap pencegahan adalah membangun hubungan yang terbuka dan saling percaya dengan pihak-pihak berkepentingan seperti pegawai, pelanggan, pemasok, pemerintah, perserikatan, dan masyarakat.
• Persiapan krisis : Tiga langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah : (1) membentuk tim manajemen krisis dan juru bicara perusahaan (2) membuat rencana manajemen krisis secara terperinci (3) membangun sistem komunikasi yang efektif

Perkembangan pendekatan baru diawali dengan peralihan kepada perencanaan terdesentralisasi, yaitu para ahli perencanaan bekerja bersama para manajer divisi atau departemen utama untuk membuat tujuan dan rencana mereka sendiri. 

Tujuan abadi adalah tujuan yang masuk akal tetapi ambisius yang dinyatakan dengan jelas, memaksa, dan imajinatif sehingga dapat menyemangati pegawai untuk mencapai kualitas unggul.

Perusahaan-perusahaan mulai menggunakan pael instrumen kinerja bisnis sebagai cara bagi kalangan eksekutif untuk mengawasi indikator-indikator penting kinerja, seperti penjualan dan hubungannya dengan target, jumlah produk yang dipesan, atau prosentasi keluhan dan pertanyaan pelanggan yang ditanggapi selama periode tertentu.